PRIVACY STATEMENT

Roadbook is een app van MOTIK waarmee je je zakelijke en privékilometers vastlegt. Deze verklaring beschrijft welke gegevens de app verwerkt, waarom, met wie ze worden gedeeld, hoe lang ze bewaard blijven en welke rechten je hebt.

Deze verklaring gaat uitsluitend over de app Roadbook. Voor de website motik.nl en onze overige dienstverlening geldt de algemene privacyverklaring van MOTIK.

Verwerkingsverantwoordelijke

MOTIK

Lichtschip 75J

3991 CP Houten

Nederland

info@motik.nl

Welke gegevens verwerken we

Je account. E-mailadres en naam. Nodig om in te loggen en om je ritten aan jou te koppelen.

Je adressen. Je thuisadres en, als dat is ingesteld, het kantooradres, met de bijbehorende coördinaten. Nodig om te bepalen of een rit woon-werk, zakelijk of privé is en om je woon-werkafstand te berekenen.

Je ritten. Begin- en eindtijd, begin- en eindadres met coördinaten, de gereden route (de opeenvolging van GPS-punten), de afstand en de soort rit. Tijdens een rit gebruikt de app je locatie ook wanneer hij op de achtergrond staat — anders kan de route niet worden vastgelegd. Buiten een rit registreert Roadbook geen locatie.

Je declaraties. Welke ritten je hebt ingediend, over welke periode, tegen welk tarief en voor welk bedrag.

Je abonnement. Of je een geldig abonnement hebt, welk pakket en tot wanneer. Betalingen lopen via Apple; wij zien geen betaalgegevens, kaartnummers of adressen. Apple deelt met ons uitsluitend een versleutelde, door Apple ondertekende bevestiging van je aankoop.

Technische diagnose. Een logboek van de ritregistratie (wanneer een rit startte, of er GPS-punten binnenkwamen, of de locatietoestemming volstond). Dat logboek staat alleen op je eigen toestel en wordt niet naar ons verstuurd.

Wat je toestel niet verlaat

Twee dingen worden wel gebruikt maar nooit naar onze servers gestuurd:

Je agenda. Koppel je een agenda, dan leest de app de locaties van je afspraken om te herkennen dat je een werkdag hebt. Dat gebeurt volledig op je toestel. De afspraken, hun titels en hun adressen worden niet naar ons verzonden.

Geleerde plekken. Plaatsen die de app na herhaald bevestigen als “meestal privé” of “meestal zakelijk” leert, blijven lokaal opgeslagen.

Wie kan wat zien

Werk je alleen, dan zijn je gegevens alleen voor jou zichtbaar.

Hoor je bij een team, dan geldt:

Je beheerder ziet een rit pas nadat jij hem hebt vrijgegeven, of nadat hij is goedgekeurd. Ritten die nog concept zijn blijven privé.

Privéritten worden nooit met je beheerder gedeeld — niet de route, niet het adres, niet de afstand.

Je beheerder kan een vrijgegeven rit niet stilzwijgend aanpassen. Hij kan hem alleen naar jou terugsturen, waarna jij hem opnieuw beoordeelt en bevestigt.

Deze grenzen zijn afgedwongen in de database zelf (row level security), niet alleen in de app.

Gebruik je Roadbook binnen een team van je werkgever, dan is je werkgever zelfstandig verantwoordelijk voor wat hij met de vrijgegeven kilometerregistratie doet — bijvoorbeeld voor de uitbetaling en de eigen administratie. MOTIK is verantwoordelijk voor de app zelf en voor de opslag van de gegevens.

Waar staan je gegevens

Op servers van Supabase in Ierland (Europese Unie). We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties, profilering of het volgen van je gedrag in andere apps of op websites.

Verwerkers die wij inschakelen:

Supabase: database, accounts en opslag, Europese Unie (Ierland)

Resend: verzenden van bevestigings- en herstelmail, Europese Unie / Verenigde Staten

Apple: afhandeling van abonnementen en betalingen, zie het privacybeleid van Apple

De app gebruikt Apple Maps voor het zoeken van adressen en het berekenen van routes. Op dat gebruik is het privacybeleid van Apple van toepassing.

Hoe lang bewaren we het

Zolang je een account hebt. Een kilometerregistratie kun je nodig hebben voor de Belastingdienst; hoe lang je die wilt bewaren bepaal je zelf.

Verwijder je je account (Account → Account verwijderen), dan worden je profiel, je ritten, je routes, je declaraties en je abonnementsgegevens direct en volledig verwijderd. Dat is onomkeerbaar. Exporteer je administratie dus eerst als je die nog nodig hebt.

Twee dingen om te weten bij het verwijderen:

Een lopend abonnement stopt hier niet. Dat loopt via je Apple-account en zeg je daar op.

Heb je als beheerder declaraties van een collega goedgekeurd, dan blijven die declaraties bestaan — dat zijn de gegevens van je collega, niet de jouwe. De verwijzing naar jou als beoordelaar wordt verwijderd.

Grondslag

We verwerken je gegevens om de overeenkomst met je uit te voeren: het leveren van de app waarvoor je je hebt aangemeld. Werk je binnen een team, dan verwerken we de door jou vrijgegeven ritten daarnaast op grond van het gerechtvaardigd belang van je werkgever bij een correcte en controleerbare kilometeradministratie.

De agendakoppeling gebruik je op basis van je eigen toestemming; die kun je in de app op elk moment weer uitzetten.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens.

Inzage, correctie en verwijdering kun je zelf in de app: je ritten en je profiel staan onder Account, en je account verwijder je onderaan datzelfde scherm. Je kilometerregistratie exporteren kan als PDF, CSV of Excel. Voor de overige verzoeken kun je contact opnemen via info@motik.nl.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Verbindingen met onze servers zijn versleuteld. Toegang tot gegevens is per gebruiker afgeschermd in de database zelf, zodat een fout in de app niet tot inzage in andermans gegevens kan leiden. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn voor ons niet leesbaar.

Wijzigingen

Wijzigt deze verklaring wezenlijk, dan melden we dat in de app voordat de wijziging ingaat.

Contact

MOTIK — info@motik.nl — Lichtschip 75J, 3991 CP Houten